采购询价、比价管理22条具体规定!(审计深度介入) 你怎么看?

公司采购询价管理规定

为进一步理顺集团公司采购价格管理流程,降低集团公司的采购成本,提高集团公司各工厂的竞争力,特对采购询价管理作出以下规定:

一、比价运作程序

1、采购前由采购人员询价,询价时要以同等技术标准填写比价单,要详细注明家以上供方比价情况,包括供货时间、物资名称、规格、品牌、标准及供方名称、采购数量、单价、付款方式、运费金额及负担方式等。

2、金属类物资原则上必须按重量单位采购,要明确规格、材质,如确实以米、个、支、根等计量单位外购金属物资,比价单上要标注实际重量,以便与入库过磅重量相比较。采购带有包装物的物资如包装物需返还供货方的,须在比价单中明确注明包装物由供方回收并通知车间。

3、采购员凡是提报在比价单上的客户必须是有效的客户严禁虚报。采购员在采购过程中可以通过其他渠道参考所购物资的价格,但是对于没有把握的客户,严禁填写在比价单上。

4、凡是采购业务范围内的物资,原则上不得少于三家比价,一次性单笔采购金额2000元以上(含2000元),要求各采购员每月比价三家以上的户数应达到60%以上,二家以上应达到90%以上,一家的户数应低于10%。

5、供货方只有一家的比价单,须在采购说明中具体说明理由,为何只使用一家。杜绝采购中的“权利"行为和“个人”行为。

6、因技术或其它部门指定只有一家的(属按合同定点采购的,要提供合同复印件,无合同复印件的必须事先由集团总经理批准),须在“采购说明"一栏中详细说明情况凡外购物资外加包装费的,必须在比价单上标出费用金额。

7、技术部门或其它部门指定采购的,只能指定品牌不得指定厂家;可指定多个品牌,多个厂家。不应给采购部门的工作设置障碍。

8、审计部同等质量同等技术要求下,如发现其它厂家供货价格低于比价单上最低价格的,可另选厂家。因审计部[各类审计方法报告模搜索关注公众号内审网获取,内审网注]更换厂家导致出现质量问题,须承担责任。

9、凡是实施比价的物资在市场价格不变的情况下,其比价周期为三个月(钢材及化工类等价格波动较大的物资必须随时采购随时比价),超出比价周期的(单独订货期限超过三个月的物资以订合同为准)重新采购时,需将比价单传审计部备案。

10、对于承接我公司业务的客户,采购员严禁向其他客户透漏接该项业务客户的任何信息。

11、涉及到采购物资的付款方式,采购员或是价格专员首选汇票方式。

12、采购物资需同时支付承兑汇票和电汇的,应同时提报承兑汇票价格和现款价格,不得只提报承兑汇票价格。

13、采购部门提报的所有物资应提前两天提报审计部;对于大型物资及设备的采购,采购部门应提前三天将比价单传到审计部

14、采购部门必须按照比价单确定的供货单位安排采购未经批准不得调户在审计部门未确定供货单位及价格前,采购部门不得提前定价采购,否则因更换客户或价格变动所造成的一切后果均由经办人负责。

15、因维修或急用的物资,当日当批总额不超过1000元的可以不履行比价手续,必须由本部门分管领导批准。采购员处理发票时将“价格明细表送至审计部,由审计部核对价格并备案。

16、对于采购业务范围内的物资,采购员应提报到公司厂区的含运费含发票价格,尽量杜绝产生运费或者寄存费等。

17、审计部接到比价单时,急用物资的比价单在接收后4小时内完成比价,其他物资在不耽误使用的前提下最迟在1个工作日内比价完毕。

18、审计部每月8号之前将比价情况及事后监督情况提报给集团领导,有必要通报各业务总经理的,要提报给各业务总经理。

19、对选定的供应商,采购部门应与之签订"框架合同",在该协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件,定期评价,合理流动。

20、采购人员在比价单中标注“同价同供"的,仅指比价单中的供货商不得随意换户。比价单中出现的“同供”要有明确的供货比例,质量好、供货及时的可以给与更高的比例。

21、对于外协厂家给公司制作的外协加工件,一旦出现质量问题的应严格追究相关责任人的责任,并由供应商按成本金额赔偿。

22、采购计划要严谨,应按照实际的生产计划下发,因计划下达不准确而造成大量材料的浪费,由相关人员承担损失。

二、奖罚制度

(一)采购员扣罚规定

1、凡发现有下列问题之一者, 每次扣罚责任人500元,严重者下岗处理。

(1)采购的物资质量差,严重影响产品质量的(试用物资除外)

(2)未经批准私自采购的;

(3)擅自确定供应商的。

2、比价单填写不规范,开票单位与比价单不一致、价格错误、交期错误、付款方式错误、税率错误、数量错误等,根据损失的大小扣罚责任人100-200元。

3、严禁虚报客户(指客户没有能力供货、供货时间严重能够延误我公司的生产并且确保不了质量等等),经查实发现一次视情节扣罚责任人200元,部门负责人200元。

4、当供应商供货质量异常,不能及时督促及调整而导致对产品质量或工期造成影响的视影响程度的大小和事后跟催的情况综合考虑,酌情处罚责任人。

5、若因采购周期延误影响生产的,视具体情况扣罚责任人50-200元,因未及时传送比价单而造成的延期按两倍处罚,部门负责人承担20%的责任。

6、到审计部比价的物资,必须未采购或未安排制作,如有特殊原因或急用已事先采购的要在比价单中标注明白,否则事后监督发现价格有差异的,按差额考核到责任人及部门负责人。

7、如有特殊情况,报分管领导批准后可以先购买后补办比价手续,但必须在物资入库后二个工作日内完成,并标注补比价单。超过规定时间的每份扣罚50元。非特殊情况每份扣罚100元,出现大范围补比价单的一次扣罚200元。

8、采购员不得与供应商会餐、娱乐,不得借用交通工具以及接受供应商提供的其它方便或款待等,一经发现,视情况处以200-500元的罚款。

9、采购员不得接受供应商的礼品、现金、购物卡等有价证券,不得向供应商借款等,一经发现对受贿人处以2000以上元的罚款,情节严重的,给予无薪开除处理,并送交公安机关处理。

10、采购员每月的比价户数,三家未达到60%,二家未达到90%以上,一家未控制在10%以下,根据情况扣罚100元;部门负责人扣罚100元。

11、有比价周期规定的,在有效期内,凡采购数量高于比价单填写数量20%以上且采购金额在2000元以上( 含2000元)的,须重新比价。(钢材的采购数里严禁高于比价单填写数里的20%以上)违反规定的,每笔业务扣罚采购员50元。

12、价格专员未按规定时间进行询比价,延误生产或比价后的物资存在严重质量缺陷给公司造成损失的,扣罚相关责任人100元,情节严重的按损失额的10-20%进行处罚。

13、技术人员根据销售订单分解采购物资具体明细及使用里,若超出实际使用量的5%以上,按照超出量的总价值的50%处罚。

14 、不执行审计部确定的价格的,严肃处理经办人以及各个环节的责任人,按照降价后的价格与原价差额的三倍处罚。

15、采购合同、质里保证协议不签订,每份扣罚责任人100元,分管领导承担30%的责任。

16、擅自使用供方合同版本,或管辖权不在需方所在地,或签订合同时擅自修改合同条款未经公司法律事务处审核盖章,每项扣罚责任人100元,分管领导承担30%的责任。

17、 对弄虚作假、串标、泄露标的或有其他严重违规,给公司造成损失的,按损失额的10%-30%进行处罚;情节严重的给予开除处理。

(二)奖励细则(以下凡是涉及到的奖励项目,均在确保产品质量和工作质量的前提下实施)

1、在保证质量的前提下在原供应商的基础上主动将价格谈到比前两次采购价更低(钢材及化工类等物资市场价格浮动较大的除外),根据情况及采购量奖20-50元/次,若连续谈价下调,可多次奖励。

2、市场价格确定张价时,采购人员可保持原价或将价格谈到张价范围之下的根据情况奖20-50元/次。

3、上级指定人员对订单或大型物料进行谈价的,按采购金额及差价情况奖100-200元/次。

4、货到付款谈到月结或更长按此供应商每年采购金额的0.5--2%奖励。

5、一年内新找的合格供应商有50%以上且能月结的一次性奖励50元。

6、外包商付款方式有明显改进,如前期付款额度减小,付款周期增长的奖20-50元。

7、比价单传至审计部后,采购员、审计部共同降价,根据实际情况-次奖励采购员50-100元.

8、在同等质量的前提下,采购人员、技术人员及生产人员能够配合审计部共同寻新的客户商或者共同将采购价格压到最低。采购金额高于3000元的,按降价金额的10%提取;低于3000元的,按降价金额的5%提取。

三、价格管理部门一审计部工资结构

集团审计部作为集团公司的价格管理部门,负责整个集团公司的价格管理。各审计部人员工资实施提成模式,每月只发放固定工资,根据当月采购物资降价总额、工程决算审计价格差价总额的60%进行提取,作为绩效工资。以每月人均实发工资8000元封顶,后续再根据实际情况进行调整,放开工资封顶。具体降价总额计算方式:

1、采购降价:以采购部(材料、设备)、综合部(办公用品、礼品)、外协、运费所提报的比价单的单价为准,审计部在此基础上审核下降的金额为提成计提的依据。

2、基建、工程类降价:以各业务中心、各公司经财务审核后的决算为准,审计部在此基础上审核下降的金额为提成计提的依据。

3、审计部月降价取数:审计部[各类审计方法报告模搜索关注公众号内审网获取,内审网注]建立台帐,集团财务部闸口。

四、基建工程由集团综合部负责招标,基建专员负责施工进度及施工质量,工程完成后,工程所属公司财务部会同基建专员及相关人员出具决算报告,再由审计部对决算报告进行审计。具体流程借鉴以上管理规定。

五、本规定自董事长签发之日起实施。

XX公司
20XX年X月X日

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